すっきりお片付けブログ
郵便物はどうやって
保管したらいいの？
封書を保管する時の
ポイント３つ
秋の気配が日に日に深まってきていますね。
そして、秋の気配と同時に少しずつ年末に向けての準備が始まっていると感じるのが、ポストに届く保険料納入証明などの封書ではないでしょうか。
これらの保険料納入証明の書類は、その年にどの程度の収支があったかを申請する確定申告に必要なもの。必要になる時期まで封筒にいれたまま保管しておきたいと考えるかも知れません。
しかし、こういった封書は『封書』のまま保管しない方が良いのだとご存知ですか？
実は封書の状態で保管するのは “片付け”という観点から考えると少し片付けにくい状態になってしまいます。
今回は『封書』をどのように片付ければ良いのか、そのポイントを探っていきましょう。
ポイント①
封筒は収納用品
ではない、と知る
家に届いた封書ですが、中の書類を折って入れて小さいサイズにして封筒に入れていますね。この書類を確認するときは、以下のような行動を取る方が多いのではないでしょうか。
開封する→中身を確認する→再度封筒に入れる
実はこの『再度封筒に入れる』という行為は、出来る限りやらないほうが良いです。なぜなら封筒の状態で保管すると小さくなりすぎてしまうから。例えばレタースタンドのような道具に立てて入れていたとしてもクシャクシャになったり、他の封筒に押されて取り出しにくくなったりしてしまいます。
すぐ使うことが確実である場合を除いて、長期で保管するつもりの書類は封筒を収納用品に使用することは望ましくないと知っておいてください。
重要なカードが封書で送られてくる場合も、カードだけ取り出して残りの書類はそのままにせず、きちんと中身の書類も見ておきましょう。
ポイント②
書類は広げておく
封書で送られてくる書類は折られた状態で届いてくることが多いです。
これを取り出そうとすると、当たり前ですが『書類を封筒から出す→折り曲げられた書類を伸ばす』という手順が必要になります。
封筒のまま保管するということは、その書類を確認したい時、その都度同じ行為を繰り返さなくてはいけません。
仮に捨てようとしている書類であっても、中身を確認するために封筒から一度は出そうとするのではないでしょうか。その点から見ても封書で届いた書類は広げておくようにしましょう。
ポイント③
クリアファイルに
ラベルを付けて保管
封書は収納用品でないと書きましたが、その代わりにクリアファイルを収納用品として入れておくのはいかがでしょうか。
クリアファイルに入れておく時は、マスキングテープを貼って書類の用途を書いておきましょう。書類そのものを確認しなくてもマスキングテープのラベルを読んでいけば書類の中身が分かるので、探す時間を短縮することもできます。
オススメグッズ
ゲージパンチ
書類を持ち運びたいときにオススメなのは、書類をルーズリーフにしてくれる道具です。通販サイトで『ゲージパンチ』という名前で販売されています。
補強シール
書類にパンチ穴を開けて保管したいけど、開けたパンチ穴が傷むのが気になる…、という方にはパンチ穴に補強シールを貼るのがおすすめです。
通販サイトなどで『パンチ穴補強シール』で検索していただくと該当する商品が見つかりますし、100均で取り扱いがある店舗もあります（メーカーのものの方が丈夫です）。
ちなみに、ある文具メーカーが調査したところによると、オフィスにおいて書類を探している時間は1年間の間で80時間、つまり1日に20分間も書類を探すという行為でロスしているという結果が出ています。
こちらの調査はオフィスでの探しものではありますが、自宅でも同じと考えられます。
書類も整えてあげることが暮らしをラクにしていくのだと感じていただけたら幸いです。まずは封書を広げて保管するところから、始めてみませんか。