今回のテーマは『書類』です。
これを読んでいる皆様は、普段どのように書類の片付けをおこなっていらっしゃるでしょうか。

世の中には多くの書類整理の道具が販売されています。ただ、こういった書類の保管方法は、以下のような問題点も引き起こすことがあるので注意しましょう。

① 不要な書類も残したままになる
書類を挟んだだけで満足してしまい、その後、見返して更新することがない。

② 古い書類・新しい書類が混在してしまう
例えば公共料金の通知など新しい書類が届いても、古い書類を挟んだままにしてしまい、新しい書類と混在していく。

③ 順番が混ざってしまう
例えば給与明細や公共料金の通知などは、月を追って金額の変化を知りたいものなのに古い通知が前にきてしまうことがある。

④ 収納する作業が面倒
穴を空けて書類をバインダーに挟む場合は、複数の手順が必要になる。

手順が多いということは、それだけ片付けるのに時間もかかり、面倒になります。

書類整理は『紙の整理』と考えるかも知れませんが、そうではありません。
『紙の上に載っている情報の整理』と考えてください。
片付けるのは紙ではなく、『情報』です。

この点を踏まえ、書類整理は以下の手順でおこないます。

① 溜めている書類をすべて出す
一気に全部確認するのは大変なので、ファイル１冊分ずつという感じで取り出す範囲を決めましょう

② 要不要で書類を分ける
書類を1枚ずつ手に取って、載っている情報が『これから活用するか、そうでないか』という点で分けましょう

③ 書類をジャンルごとにまとめる
載っている情報をジャンルごとにまとめます。

④ ラベルを付けて管理する
ジャンルごとに分けた書類は、クリアファイルに入れましょう。そのクリアファイルをファイルボックスに入れると、取り出しやすく戻しやすい書類整理システムが完成します。